1. § 1: Foreningens navn
          Stk 1:Foreningens navn er “ThyRF – Thy-Mors Rollespilsforening”. Forkortelse: ThyRF.
          Stk 2:Foreningen er hjemmehørende i Thisted Kommune.
  2. § 2: Foreningens mål og værdigrundlag
          Stk 1:Foreningens formål er at drive folkeoplysende arbejde ved udbredelse af kendskabet til rollespil, brætspil og nært beslægtede aktiviteter, f.eks. gennem kurser, turneringer og andre arrangementer.
          Stk 2:Samtidigt skal foreningen arbejde for at give børn og unge et solidt fællesskab i deres fritid, så medlemmerne med udgangspunkt i rollespillet styrkes i deres evne og lyst til at deltage i det forpligtende fællesskab og dermed tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet.
          Stk 3:Desuden vil foreningen forsøge at fremme børn og unges kreativitet, fantasi, refleksion, tolerance og empati.
  3. § 3: Medlemskab og kontingent
          Stk 1:Som medlem optages enhver, der indbetaler, det på generalforsamlingen, fastsatte kontingent, og som er villig til at overholde gældende vedtægter og politikker.
          Stk 2:Prøveperiode og mulighed for deltagelse i foreningens arrangementer for ikke-medlemmer fastsættes af bestyrelsen
          Stk 3:Kontingentsatsen for det kommende år fastsættes på generalforsamlingen. De nye satser vil blive oplyst på hjemmesiden snarest muligt derefter.
          Stk 4:Et medlemskab er gældende et kalenderår (01.01 til og med 31.12) ad gangen og opnås ved betaling af kontingent.
          Stk 5:Medlemskabet er gyldigt indtil man skriftligt melder sig ud eller den daglige ledelse melder en ud på baggrund af manglende kontingentindbetaling.
  4. § 4: Eksklusion
          Stk 1:Som medlem meldes man automatisk ind i Landsforeningen Bifrost.
          Stk 2:Medlemskab giver møde og stemmeret på årets Generalforsamling samt sikrer at man er opstillingsberettiget til Styregruppen.
  5. § 5: Kompetence og stemmeret
          Stk 1:Generalforsamlingen er den højeste myndighed i foreningen.
          Stk 2:Kun medlemmer med gyldig medlemskvittering for det indeværende år, har stemmeret. Hvert medlem har 1 stemme og der kan ikke stemmes med fuldmagt.
          Stk 3:Kun medlemmer med gyldig medlemskvittering for det indeværende år, kan stille op til bestyrelsen.
          Stk 4:Man skal være medlem af ThyRF for at sidde i bestyrelsen, eller være del af et foreningsudvalg. Dette af forsikringsmæssige årsager. Betaling skal ske senest til det første bestyrelsesmøde/udvalgsmøde i det år man træder ind. Man kan ikke arrangere noget under ThyRF uden at være et foreningsudvalg.
  6. § 6: Generalforsamlingen
          Stk 1:Den ordinære generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af marts måned.
          1.2:Tid og sted for generalforsamlingens afholdelse skal varsles mindst 4 uger før med annoncering på hjemmesiden og via eventuelt andre medier. Indkaldelsen skal som minimum indeholde en foreløbig dagsorden.
          1.3:Ikke-medlemmer kan deltage ved generalforsamlingen, dog har ikke-medlemmer ikke stemmeret.
          Stk 2:Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
    • Valg af dirigent og referent.
    • Godkendelse af mødets gyldighed.
    • Valg af stemmeudvalg.
    • Bestyrelsens beretning fremlægges til godkendelse.
    • Regnskabsgennemgang samt en opdateret økonomisk status pr. senest afsluttede måned fremlagt af kassereren til godkendelse.
    • Fremlæggelse af budgetforslag og fastsættelse af kontingent for det kommende kalenderår til godkendelse.
    • Indkomne forslag inkl. evt. forslag og henstillinger til det kommende år fra generalforsamlingen.
    • Valg af formand og kasserer
    • Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer
    • Valg af intern revisor
    • Valg af delegerede til Landsforeningen
    • Eventuelt
          Stk 3:Generalforsamlingen ledes af en på generalforsamlingen valgt dirigent, der ikke må være en del af bestyrelsen. Afgørelse af alle formelle spørgsmål vedrørende generalforsamlingen tilkommer dirigenten. Der føres et referat, der underskrives af dirigenten og formanden og skal være tilgængelig på foreningens hjemmeside senest ved afslutningen af næstkommende bestyrelsesmøde.
          Stk 4:Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til de fremmødtes antal.
          Stk 5:På generalforsamlingen kan der kun træffes afgørelse i spørgsmål, der er optaget på dagsordenen.
          Stk 6:Ønskes et emne optaget på dagsordenen for en ordinær generalforsamling, skal en skriftlig og begrundet anmodning være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før afholdelsen af generalforsamlingen.
          Stk 7:Regnskab, budget forslag og indkomne forslag, skal være tilgængelige for medlemmerne via førnævnte kanaler senest 1 uge før afholdelse af generalforsamlingen.
          Stk 8:Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt stemmeflertal og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes, hvis det begæres af mindst et stemmeberettiget medlem. Det er op til dirigenten at bestemme afstemningsproceduren.
          8.2:Ved stemme opgørelse er det forslag vedtaget eller den kandidat valgt, som har opnået højest stemmetal. I tilfælde af lige mange stemmer på flere kandidater, laves der ekstra stemme runde mellem disse.
          8.3:Blanke stemmer indgår ikke i optælling af stemmer, og kan derfor ikke vægte for eller imod. Undtaget dette er forslag til vedtægtsændringer, der ifølge vedtægterne skal have 2/3 stemmer for forslaget.
          Stk 9:Formanden og kassereren vælges af generalforsamlingen.
          9.2:Kassereren skal være bosiddende i Thy eller Mors.
          Stk 10:Øvrige bestyrelsesmedlem består af op til 3 menige medlemmer og 2 suppleanter. Der skal minimum vælges 1 menigt medlem ind.
          Stk 11:Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand, menigt medlem og suppleanter.
          Stk 12:Bestyrelsen vælges for det indeværende kalenderår og sidder indtil kommende Generalforsamling.
          Stk 13:Generalforsamlingen vælger en intern revisor, der ikke må være et medlem af bestyrelsen.
          Stk 14:Hvis der ikke er nogen opstillede til Landsforenings Generalforsamling, overgår det til bestyrelsen at forsøge at finde delegerede.
          Stk 15:Efter hver afsluttet ordinær generalforsamling skal Thisted kommune modtage referat af den pågældende generalforsamling, samt kopi af regnskabet for den pågældende periode. Ydermere skal pengeinstituttet modtage den gamle kasserers hævekort, medmindre denne fortsætter sin post, og en ny fuldmagt fra koordinationsudvalget/bestyrelsen til den nye kasserer. Ansvaret for at dette ordnes ligger hos den nyvalgte kasserer.
  7. § 7: Ekstraordinær generalforsamling
          Stk 1:Ekstraordinær generalforsamling afholdes enten efter beslutning af den ordinære generalforsamling, bestyrelsen eller efter begæring af mindst 1/3 af foreningens medlemmer. Såfremt det begæres, skal dette afgives skriftligt og begrundet med angivelse af de forslag, der ønskes behandlet.
          Stk 2:Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske via de i § 5 stk. 2.1. nævnte kanaler og med mindst 2 ugers varsel og foretages af bestyrelsen senest 4 uger efter modtagelsen af det skriftlige forlangende desangående. Indkaldelsen skal indeholde punkterne fra anmodningen på en specificeret dagsorden.
  8. § 8: Foreningens struktur
          Stk 1:Foreningen er baseret på frivillig og ulønnet arbejdskraft. Foreningen er partipolitisk og religiøst uafhængig.
          Stk 2:Foreningen ledes mellem generalforsamlingerne af en bestyrelse bestående af en formand, næstformand, kasserer og derudover menige medlemmer og suppleanter.
          2.2:Ingen enkeltperson kan på noget tidspunkt besidde mere end en af følgende roller; Formand, Næstformand, Kasserer, Bestyrelsesmedlem.
          2.3:Bestyrelsen kan, på ethvert bestyrelsesmøde, ekskludere et bestyrelsesmedlem, fra bestyrelsen, hvis følgende betingelser er opfyldt:
    • Bestyrelsesmedlemmet er udeblevet fra bestyrelsesmøder, som er korrekt indkaldt mindst 3 gange uden at melde afbud.
    • Bestyrelsesmedlemmet skal have modtaget to skriftlige advarsler forinden, og have mulighed for at blive hørt på et bestyrelsesmøde.
    • Der skal i bestyrelsen være 3/4 flertal for eksklusionen.
          2.4:Aftræder enten, Formanden eller Kassereren, afholdes ekstraordinær generalforsamling.
          Stk 3:Bestyrelsen afholder møder så ofte, det er nødvendigt, dog mindst ét i hvert kvartal. Bestyrelsen fastlægger selv sin dagsorden.
          Stk 4:Ethvert forslag fra et medlem, der kommer bestyrelsen i hænde, skal fremlægges på det næste bestyrelsesmøde.
          Stk 5:Bestyrelsen kan nedsætte udvalg med bemyndigelse til specielle opgaver. Hvert udvalg har en udpeget hovedansvarlig.
          Stk 6:Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede, rundet op.
          6.2:Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved afstemning. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme afgørende.
          Stk 7:Bestyrelsen har ansvaret for at indberette medlemsoplysninger for deres periode til Thisted kommune inden udgangen af januar jf. Folkeoplysningsloven.
          Stk 8:Den siddende bestyrelse har ansvaret for at indhente børneattester på alle personer, der beskæftiges i foreningen og som i deres opgaver har direkte kontakt med børn under 15 år jf. loven om indhentelse af børneattester i forbindelse med ansættelse af personale mv.
          Stk 9:Forenings sammenlægning mellem ThyRF og en anden forening inklusiv; hjemmeside, fora og andre aktiver, skal godkendes på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling.
          Stk 10:Medlemmer forpligter sig til at holde foreningens kasserer opdateret med korrekte og gældende kontaktoplysninger, og holde sig selv orienteret omkring foreningens aktiviteter (såsom møder, arrangementer mm.)
  9. § 9: Landsforeningen
          Stk 1:Som medlem meldes man automatisk ind i Landsforeningen Bifrost.
          Stk 2:Hvis foreningen er medlem af mindst en landsforening når der indkaldes til ordinær generalforsamling og denne landsforening har en generalforsamling eller lignende møde hvor foreningen må stille med stemme- og/eller taleberettigede delegerede, skal generalforsamlingen vælge en eller flere af disse delegerede.
          Stk 3:Bestyrelsen bestemmer hvor mange delegerede generalforsamlingen har ret til at vælge, dog mindst en per landsforening. Dette skal fremgå af indkaldelsen.
          Stk 4:Bestyrelsen vælger de resterende delegerede. Hvis der blev valgt færre delegerede på generalforsamlingen, end den havde ret til eller en eller flere af de på generalforsamlingen valgte delegerede ikke kan deltage, vælger bestyrelsen erstatninger for disse.
          Stk 5:ThyRF dækker alle refunderbare omkostninger for de op til 4 ThyRF delegeredes deltagelse i landsforeningens generalforsamling.
  10. § 10: Tegningsret og hæftelse
          Stk 1:Foreningen tegnes af en af følgende:
    • Formanden
    • Kassereren
    • Næstformanden og et bestyrelsesmedlem
          Stk 2:Kassereren har overfor generalforsamlingen ansvaret for foreningens midler.
          Stk 3:Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens beholdninger.
          Stk 4:Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.
          4.2:Foreningen er ikke, og kan ikke, holdes økonomisk ansvarlig for medlemmernes handlinger. Det er det pågældende medlem, eller dennes personlige ansvarsforsikring, der hæfter for/dækker eventuelle skader mm.
  11. § 11: Regnskab og økonomi
          Stk 1:Foreningens regnskabsår følger kalenderåret jf. Folkeoplysningsloven.
          Stk 2:Midler til foreningens drift henhører dels fra kontingent fra medlemmerne og dels fra foreningens aktiviteter. Derudover kan der søges om tilskud fra kommunen og andre tilgængelige fonde og legater.
          Stk 3:Den af generalforsamlingen valgte kasserer fører på bestyrelsens vegne et bogholderi og regnskab, der til enhver tid udviser foreningens drift og økonomiske stilling på en overskuelig måde. Kassereren fører tillige foreningens medlemsregister.
          Stk 4:Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor, der til enhver tid kan forlange samtlige bilag og dokumentationen for kasse-, bank-, og giro beholdningen forevist.
          Stk 5:Samtidig med at regnskabet foreligger til foreningens årlige generalforsamling, skal påtegningen fra den af generalforsamlingen valgte revisor være påført med bemærkninger til årsregnskabet.
          Stk 6:Arbejde udført for foreningen er ulønnet, dog kan materielle udgifter dækkes, der kan søges dispensation herom, dette kræver at bestyrelsen enstemmigt er for.
  12. § 12: Vedtægtsændringer
          Stk 1:Foreningens vedtægter kan kun ændres ved 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.
          1.2:Hvis der på generalforsamling opnås en bedre ordlyd eller en drejning af en allerede foreslået vedtægtsændring som generalforsamlingen kan stå inde for, må denne stemmes ind som alternativ.
          Stk 2:Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning efter afsluttet generalforsamling.
          Stk 3:Vedtægterne skal rettes til og være offentligt tilgængelige i årets andet kvartal.
  13. § 13: Nød Paragraf
          Stk 1:I tilfælde af force majeure (det være sig omstændigheder ude af bestyrelsens kontrol f. eks pandemier eller lign.) kan bestyrelsen vælge at afholde generalforsamlingen og andre lignende beslutningsforsamlinger online i stedet for ved fysisk fremmøde. Dette er kun en mulighed hvis følgende overholdes:
    • Afstemning skal kunne gennemføres anonymt i det omfang det er muligt (hvis alle tilstedeværende benytter devices der tillader dette)
    • Stemme og omstillingsparate medlemmer der er til stede, skal verificere hvem de er. Dette kan gøres ved at bruge programmer der tillader online kamera eller hvis generalforsamlingen godkender det ved stemmegenkendelse.
    • Alle indkaldelsesfrister overholdes også i de tilfælde hvor Generalforsamlingen må udskydes ud over hvad vedtægterne tillader.
    • I tilfælde af omstændigheder, der har tvunget bestyrelsen til at bryde med egne vedtægter, skal generalforsamlingen, når denne afholdes, godkende bestyrelsen påkaldelse af nød paragraffen.
  14. § 14: Opløsning af foreningen
          Stk 1:Foreningen kan opløses, når forslaget er vedtaget på to på hinanden følgende generalforsamlinger, med minimum 2 ugers mellemrum og derpå ved urafstemning blandt foreningens medlemmer med mindst 3/4 af de afgivne stemmer.
          Stk 2:Ved nedlæggelse af foreningen sælges foreningens materialer på en lukket auktion for medlemmerne. Denne auktion skal indkaldes skriftligt til alle medlemmer, senest 7 dage før.
          Stk 3:På den generalforsamling, hvor foreningens opløsning vedtages, skal foreningens midler anvendes i forhold til foreningens formål eller doneres til velgørende formål. Den fastlægges nærmere af generalforsamlingen og udføres af den på generalforsamlingen udpegede kurator. Tilskud givet af Thisted Kommune går tilbage til kommunen.
  15. § 15: Vedtagelse og senere ændringer
          Stk 1:ThyRF – Thy Rollespilsforening er officielt stiftet den 26. oktober 2001 af Troels Clausen, Henrik Juul Konge, Anders Kristensen, Carsten Søe-Larsen og Gitte Søe-Larsen.
          Stk 2:Vedtægterne er sidst ændret den: 23-11-2024